Первые попытки планирования

Многие, если не сказать все, пробовали хоть раз в жизни составить себе график, расписанный по минутам и часам и сделать все в намеченном порядке. Но в подавляющем большинстве случаев происходит провал, когда не получалось сделать и половину написанного. Было ли у вас такое? Какие чувства вы испытывали, когда не получалось сделать запланированное?

Как минимум, когда мы не успеваем сделать запланированное мы испытываем чувство деморализации. Затем наша психика старается оградить от подобного стресса и на следующий день планирование может вызывать только отрицательные эмоции.

Я сам помню как в детстве пытался составлять план дня, расписанный по минутам и когда начинал по нему работать, то уже через несколько часов появлялось расхождение и чувство угнетения из-за того, что не получилось сделать запланированное. Со временем я понял, что нужно обязательно оставлять минимум 50% свободного времени про запас на непредвиденные ситуации, иначе можно перестать получать удовольствие от жизни, т. к. во время любой спешки мы начинаем сильнее переживать, потому что нервная система связана с физической и умственной активностью.

Чем больше мы спешим, тем активнее работает наш мозг и выше тонус мышц, как результат больше нагрузки испытывает нервная система. В ответ на перегрузку нервной системы организм выделяет больше гормонов стресса и в результате мы ощущаем себя несчастными. К тому же в постоянной спешке и погоне за выполнением максимального количества дел очень легко запустить отношения с близкими, здоровье, быт и т. д.

Вывод: Расписывать весь день по минутам плохо, вы превратитесь в загнанную лошадь.

Сразу же напрашивается вопрос: «А может, вообще не нужно никуда спешить, может, не нужно ничего планировать и жить спокойно?» Да можно прожить всю жизнь без плана и без целей, но тогда и результат жизни будет в лучшем случае нулевой, а скорее всего, отрицательный. Если не планировать жизнь и не ставить цели, а жить сегодняшним днем, то и желания работать не будет. Нет плана на жизнь, нет и стимула к его осуществлению.

А без работы человек деградирует: Наверное, всем известны случаи, когда дети богатых родителей становились алкоголиками и наркомами, часто это результат отсутствия плана на жизнь и работы. Зачем работать, если родители дадут деньги? Зачем трудиться если есть квартира, машина?

Вывод: Если не составлять план вообще, то свободный график может сильно расслабить и жизнь станет похожа на лодку без мотора, которую несет по течении и рано или поздно впереди будет обрыв.

Итог: Чтобы не превратиться в загнанную лошадь от поминутного планирования и в то же время не потерять интерес к жизни не планируя вообще, нужно соблюдать баланс.

1. Баланс гибкого и жесткого графика

Как нам уже известно, план нужно составлять всегда, это аксиома, но обязательно оставлять не менее 40%-50% времени на непредвиденные ситуации, иначе можно не успеть и любая неудача будет деморализовать. Так у вас будет стимул к работе и в то же время не будет спешки, т. к. вы всегда знаете, что время с запасом.

А теперь сформулируем общую концепцию и правила планирования:

Жесткие задачи

Любое дело, которое вы планируете сделать к определенному времени называется жестким. Например, быть на работе в 9:00 утра, встретить друга в 18:00, почитать книгу после работы с 20 до 20:30 для повышения квалификации. «Сказано — сделано» — это концепция жесткой задачи. Если вы запланировали встретиться с клиентом в 15:00 вы должны это сделать.

Жесткие дела:

Также к жёстким делам можно отнести все важные задачи, повторяемые с некоторой периодичностью, например, поучить английский для повышения по работе с 21:00 до 21:30 или приготовить отвар из лечебной травы перед сном для укрепления здоровья. Как правило, — это стратегические задачи, от которых сильно зависит ваше будущее. Все самые важные дела можно делать жесткими, чтобы у вас было больше стимула успеть их сделать. А все менее важные дела можно сделать гибкими, от которых не так жалко отказаться, если на все не хватит время.

Гибкие задачи

Гибкий график можно также назвать по-другому: «Если у меня будет время тогда я сделаю следующее....» В гибком графике находятся несрочные задачи, которые в случае необходимости можно отложить. Как правило, в гибком графике находятся дела менее важные, чем в жестком, поэтому с гибкими задачами вы поступаете так, как вам удобно, вы можете их откладывать, делать не до конца. Но откладывать или делать не полностью следует не потому, что их можно отложить, а только в том случае если вы их не успеваете сделать из-за непредвиденных ситуаций, которые могут возникнуть с жестким графиком. Пример гибких дел: «Разобрать стол от ненужных бумаг, заплатить за свет или починить шкаф».

Приоритеты гибких дел

Гибкие задачи мы выполняем в порядке их значимости, сначала самые важные, затем менее важные. Чем хуже будут последствия от невыполнения дела, тем оно важнее. Таким образом, список гибких дел можно разделить на несколько частей:

Таким образом, разделив все гибкие дела по степени важности, мы сможем легче отличить основное от второстепенного. Выполняя гибкие задачи по степени важности, мы сможем достигать в жизни значительно большего, чем если это не делать.

Вывод: С жёсткими делами нужно поступать жестко, не давая себе послабления. А с гибкими делами — гибко и в случае необходимости делать в несколько этапов, перенося на другой день

.

2. Разделение гибкого и жесткого графика

Теперь нам известно, что все дела делятся на жёсткие и гибкие. Для того чтобы реализовать планирование дел на практике, необходимо разделять жесткие и гибкие дела в вашем ежедневнике, чтобы они не смешивались друг с другом. В профессиональных ежедневниках все страницы разделены как минимум на 2 части: В первой части гибкие дела, а во второй части жесткие. Обычно делят страницу в виде 2 колонок, и там, где жесткий график дописывается время, чтобы удобнее было вести записи. Если у вас обычный ежедневник, в котором нет 2 колонок для разделения жесткого и гибкого графика, то обязательно сделайте, разделите страницы на 2 части, например, можно провести ручкой линию по вертикали. Одна вертикальная линия может значительно увеличить эффективность использования ежедневника.

Если жесткие и гибкие дела писать подряд, не разделяя друг от друга, то очень легко потерять из виду, планируемое в жестком графике. Например, вы хотите позвонить вашему клиенту в 15:00, т. к. в это время клиент будет в офисе. А что будет если в вашем ежедневнике нет разделения на гибкий и жесткий график и записано еще 10 дел? Как вы думаете, есть ли вероятность пропустить эту жесткую задачу: «Позвонить в 15:00» среди других гибких дел? А теперь представьте, что в вашем ежедневнике 2 колонки: 1-я жесткий график, 2-я гибкий график. В колонке для жесткого графика всего 1 дело, а в колонке для гибкого, остальные 10 дел. Будет ли вам легче и быстрее увидеть жесткое дело, в отдельной колонке чем, когда все в одной куче? Ответ очевиден, поэтому все жёсткие дела, которые следует сделать в определенное время записывайте в отдельную колонку для жесткого графика.

Вывод: Главное, не смешивать жесткие и гибкие дела в ежедневнике, чтобы не потерять более важные жесткие в гибких.

3. Метод слоеного пирога

Как уже говорилось выше, не стоит планировать день жестко и как минимум оставлять 50% времени на гибкий график. В идеале нужно разместить все жесткие дела равномерно в течение дня, а между ними расположить гибкие дела, по принципу слоеного пирога, которые можно отложить, сделать частично или, вообще, не приступать.

4. Важность значимее срочности

Старайтесь не допускать ситуации, когда из-за срочных дел у вас не хватит времени на важные. Например, после работы купить приправу к ужину — жёсткое дело, т. к. вы запланировали сделать его в определенное время, т. е. сразу после работы. Но может так сложиться, что появится более важное дело, например, найти и удалить лишние программы, из-за которых тормозит компьютер дома. Задача «удалить программы» несрочная, но важная, т. к. когда тормозит компьютер, время тратиться впустую и угнетается нервная система.

В идеале нужно успеть все 2 дела, но если время ограничено, то из-за срочных дел, которые мало влияют на вашу жизнь вы можете упустить более важные и стратегические задачи, которые могли бы сильно изменить жизнь в лучшую сторону. Если 2 дела нельзя выполнить, то лучше пожертвовать срочным, т. е. отказаться от покупки приправы, и уделить время на более важное — ускорить работу компьютера.

В таких случаях, когда есть дело в гибком графике поважнее, чем в жестком можно отменить или перенести на другой день жесткую задачу. Поэтому полезно записывать все дела в ежедневник, чтобы в любой момент его можно было открыть и за несколько секунд узнать нет ли более важных задач.

Вывод: Важность значимее срочности, поэтому если есть гибкое дело важнее жесткого и вы можете успеть только одну задачу — выбирайте важное, даже если оно гибкое.

5. Реестр всех задач

Реестр всех задач — это полный список дел. У каждого человека, найдутся не сильно важные дела, которые необходимо сделать. Эти дела можно охарактеризовать вопросом: «когда-нибудь / может быть?» Как раз эти дела чаще всего откладываются из-за того, что они менее значимые, поэтому должен быть особый порядок работы с такими задачами.

У вас должен быть реестр, т. е. список абсолютно всех гибких дел, которые менее важные, чем записанные в ежедневнике. Этот список нужен, что не забыть сделать все запланированное. Часто бывают не особо важные дела, которые хотелось бы сделать, но мы их откладываем, т. к. нет желания их делать или мы просто не успеваем. В итоге такие дела отправляются в долгий ящик нашего мозга и мы о них забываем. Среди таких дел можно встретить следующие: «Починить табуретку дома, подшить брюки, разобрать старые книги и т. п.»

Конечно, это незначимые задачи, если рассматривать их по отдельности. Но когда таких дел становится много, то в общей совокупности они будут доставлять дискомфорт и деморализовать т. к. мы испытываем огорчение, когда желаемой не совпадает с действительным. А естественное желание каждого человека — это отсутствие долгов, т. е. дел в дальнем ящике. Вот и получается, что если откладывать даже незначимые задачи, они могут портить вам жизнь пока вы их не сделаете.

Чтобы не было долгов перед самим собой и чувствовать себя легче, нужно регулярно работать со списком даже незначимых дел. Для этого во время планирования дня следует открывать этот список всех дел и выбирать хотя бы от 1 до 3 дел, которые вы непременно будете делать сегодня или завтра.

Реестр всех задач можно вести на листочке, в тетрадке, но лучше и удобнее всего на компьютере, т. к. в электронном виде легче вычеркивать и переставлять дела относительно друг друга по приоритету: Самые важные вначале, менее важные в конце. Составляя план на день, старайтесь просматривать этот список всех дел обязательно каждый день, и самые важные дела из него, записывать в ежедневник и выполнять.

Если не обращать на такие дела никакого внимания, то вы будете чувствовать себя должником перед самим собой и неспособным справляться со своими обязанностями, из-за чего будет падать самооценка и настроение. В идеале в реестре, дел должно быть не более, чем вы сможете сделать в течение недели. Если на выполнение всех дел из этого списка, потребуется более недели, то рекомендую пересмотреть приоритеты в своей жизни, возможно, стоит тратить на другие занятия меньше времени, чтобы успевать даже неважные дела, невыполнение которых, оказывает моральное давление и вы чувствуете себя должником перед самим собой, тогда жизнь будет более гармоничной.

Личный опыт работы с реестром

Перед каждым делом в моем реестре всех дел я ставлю планируемое время на выполнение каждой задачи в минутах, а в самом начале списка общее время, на выполнение всех дел этого списка. Со списком всех дел я работаю ежедневно, а время работы устанавливаю следующим образом: Делю полное время всех дел на 5, так я получаю время, которое ежедневно уделяю задачам из этого списка.

Например, в моем реестре могут быть следующие дела:

В начале списка я пишу общую сумму времени: 120 + 15 + 140 = 275 мин. Время, которое я сегодня потрачу на работу с реестром дел будет равно 275/5= 55 мин. Из приведенной формулы видно, что чем больше дел, тем больше времени им уделяется. И наоборот, чем меньше дел, тем меньше времени им уделяется.

У вас может возникнуть вопрос: «А почему бы не делать все подряд до полного выполнения, чем разбивать по этапам?» Я Отвечу: «Максимальная эффективность в работе достигается благодаря правильному сочетанию различных типов дел». Например, если вы устали от умственной работы, то лучше заняться физическими делами, допустим, ремонтом или уборкой, и наоборот если вы устали физически, то имеет смысл поработать умственно.

Для грамотного планирования нужно, чтобы у вас был выбор, что делать сейчас, а что потом, в связи с этим и нужно, чтобы у вас были различные дела минимум на 5-7 дней вперед, т. к. этот список позволит вам выбирать наиболее подходящее дело, что очень важно при планировании. Но помните, что слишком большой перечень невыполненных дел деморализует. Старайтесь, чтобы на выполнение абсолютно всех задач вам требовалось менее 1-2 недель.

Практика

Теперь попробуем составить план на день. Для начала разделим листочек на 2 части: В левой колонке у нас будет жесткий график, а в правой — гибкий график. Теперь все дела, которые необходимо сегодня сделать разделим на гибкие и жесткие. Например:

1. Левая колонка(жесткий график):

2. Правая колонка(гибкий график):

Затем напротив каждого гибкого дела правой колонке ставим приоритет задачи, который удобно обозначать буквами: А, Б или В. Где:

Обозначив каждое гибкое дело буквами, можно приступать к выполнению. Сначала смотрим в левую колонку и делаем жесткий дела, а в свободное время беремся за выполнение гибких дел, в порядки приоритетности: сначала А, потом Б и затем В.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне, постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype.

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения ;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь Смотрите > 1 канал Youtube (Психология) X > 2 канал Youtube (Личная эффективность)