А вы знаете, что при повышении температуры в офисе с 20 до 25 градусов, количество ошибок уменьшается на 44 процента? А скорость печати увеличивается на 90% согласно исследованию профессора Алана Хейджа (Скачать pdf с результатами исследования), проводимого в компании, занимающейся страхованием.

В данном видео я рассказу о 7 шагах организации рабочего места менеджера, администратора, руководителя, секретаря и других должностей, связанных с административной деятельностью.

1. Записная книжка и ручка

Вспомните, болела ли у вас голова от переизбытка информации? А может быть, вы забывали записать важное, а потом были серьезные последствия? Я расскажу вам историю из своей жизни про записную книжку и ручку. Я родился в Самаре и в возрасте 23 лет поехал в Москву. С 25 до 30 лет я снимал жилье в Москве, собственником была женщина, она работала предпринимателем. Сама она жила в другой квартире, но когда я каждый месяц оплачивал аренду жилья в Москве, бывало, что мы немного разговаривали о жизни, о бизнесе.

Я отчетливо помню, как однажды разговор зашел о головных болях и плохом сне. Женщина, у которой я снимал жилье призналась, что ей трудно заснуть, потому что на следующий день очень много планов. И она вынуждена держать все дела в голове и часто вспоминать о них, чтобы не забыть. У многих людей подобная проблема, когда незаписанные мысли о делах мешают заснуть.

Меня это признание сильно поразило, т. к. к тому времени у меня уже была отлаженная система работы с ежедневником. Я все записывал, освобождая голову от лишних мыслей и хорошо засыпал т. к. был всегда уверен, что все важное записано и я ничего не забуду. Как только, появилась идея или мысль я сразу записывал все в свой ежедневник. Записав все планы на следующий день, мы освобождаем голову от лишних мыслей, которые могут вызывать головную боль и проблемы со сном.

Первое правило в планировании — записать. Организация рабочего места руководителя, менеджера, администратора, секретаря и других должностей начинается с того, что на рабочем столе всегда должна быть ручка и листок бумаги. Записывая идеи, мысли, планы, дела на бумагу или электронное устройство вы освобождаете голову и снимаете умственное напряжение, которое часто приводит к головным болям и бессонице. Наш мозг может работать в режиме мышления и режим запоминания. Чем меньше требуется хранить в голове различных дел, тем больше ресурсов появляется для мышления.

Чистые листки, блокноты, стикеры, бумага для заметок — решение проблем, т. к. позволяют быстро записать дело и больше не думать о нем, освободив голову. Записная книжка — более продвинутый вариант, т. к. в ней есть календарь, т. е. можно оставлять не только записи по текущим делам, но и составлять план на другие дни из календаря.

Как быстрее всего записать информацию

Если во время разговора вам сообщат важную информацию, то каким способом ее быстрее всего можно записать: с помощью ручки и бумаги, телефона или компьютера? Многие могут полагаться на записную книжку в компьютере, телефоне или планшете и это правильно, но бывают ситуации, когда записать информацию нужно быстро. А по скорости записи текстовой информации электронные устройства пока уступают бумажным. Записать на листке быстрее, чем на телефоне или планшете, поэтому у вас всегда должно быть 2 ручки (одна запасная) и записная книжка (или чистая бумага любого формата) для быстрой записи, ведь экстренная ситуация или важный телефонный звонок могут случиться в любой момент и от того насколько быстро вы сумеете записать нужную информацию зависит ваш успех.

Любая мысль в голове затрачивает энергию, поэтому чем больше дел вы записываете, тем свободнее голова и у вас больше энергии. Всегда носите с собой записную книжку (или блокнот) и ручку, чтобы вы могли быстро записать важную информацию вне рабочего места и новые идеи, которые часто приходят вне офиса. Не напрягайте свой мозг, хранением информации, которую можно записать. Чем меньше информации в голове, тем больше у вас энергии и сил на другие дела.

2. «Входящие» и «Исходящие»

Я расскажу вам небольшую историю: «Когда мне было 25 лет я занимался разработкой и продвижением сайтов, тогда я снимал жилье в Москве. В один из дней я поехал на встречу с клиентом для обсуждения вопросов, связанных с сайтом компании. Встреча уже закончилась, все шло обычно и я шел в офисном здании к выходу. В коридоре, по которому я шел было много офисов и у одного из них была открытая дверь. Проходя мимо открытой двери, я беглым взглядом увидел письменный стол около входа в офис и на нем лоток с документами, который был подписан как «Исходящие». «Как удобно» — подумал я. Выходя из офиса, всегда на виду этот лоток с надписью «Исходящие» и если нужно взять документы с собой или отправить по почте, достаточно положить их в этот лоток и забыть про них не получится, т. к. они будут на виду».

К сожалению, я не сразу стал применять подобный способ хранения документов в своей жизни. Позднее, в одной из книг по тайм-менеджменту, я прочитал более полную информацию по организации хранения и работы с документами и сразу же внедрил эту методику в своей жизни. Сейчас я расскажу об этом подробнее.

На рабочем столе неоценимую помощь могут принести 2 лотка для документов:

Лотки должны быть пустые

В идеале лотки должны быть пустыми, т. к. захламленность ведет к замедлению поиска необходимых документов, что приводит к потере вашей эффективности работы. К тому же, легко забыть даже о самых важных делах в документах, которые находятся в самом низу списка и давно потерялись из вида. Задача минимум — каждый день просматривать все содержимое в лотках, чтобы не упустить самое важное. Задача максимум: Каждый день полностью расчищать все что попало в лотки.

Лотки позволяют избавиться от хауса на рабочем столе и группировать дела, чтобы не отвлекаться на все входящие задачи, а сделать сразу несколько входящих дел в наиболее подходящий момент времени. Если у вас появился документ, требующий дальнейшего действия и в то же время не являющийся срочным или важным, просто положите его в папку «входящие». А когда будет подходящий момент, вы сможете сделать запланированное.

Чтобы не допустить захламления лотков, возьмите на вооружение правило: Каждый день уменьшать количество документов в лотках на 1. Чтобы не забыть регулярно обрабатывать входящую информацию добавьте в чек лист пункты: «Работа с лотком входящие» и «Работа с лотком исходящие».

Необязательно иметь лотки, это могут быть папки, ящики в тумбочке или другое. Но лоток предпочтительней т. к. вы визуально видите, насколько он заполнен, что хорошо мотивирует к действию. Также не нужно лишних действий, чтобы взять или положить документ.

3. Пустой стол — максимальная производительность

Представьте ситуацию, когда вам необходимо поработать в офисе и вы можете себе выбрать рабочее место из 2 возможных:

А теперь вопрос: «Какое рабочее место вы бы выбрали из 2 предложенных вариантов? Захламленный или чистый рабочий стол?» Не знаю как вы, а я лично не встречал людей, которым нравится беспорядок и кипы бумаг на столе. Но в то же время беспорядок на работе встречается у многих. Вопрос: «Если беспорядок на столе многим не нравится, то почему его так часто можно встретить?»

Почему происходит бардак?

Ответ на этот вопрос требует отдельного видео или статьи. Возможно, в будущем я сделаю подробный материал по этой теме. А сейчас отвечу кратко: «Если у вас на столе, комнате, офисе беспорядок, то в вашей жизни, скорее всего, чего-то недостает, возможно мотивации или энергии. Из-за этого нет желания и сил навести порядок. Это повод задуматься, что изменить в своей жизни в лучшую сторону, чтобы появилось больше стимула и энергии жить лучше».

Преимущества порядка

Сейчас я расскажу о преимуществах порядка и системы работы с документами, возможно это повлияет на вашу жизнь лучшим образом. Существует 3 самых плохих качества беспорядка: Отвлечение от важных дел, потеря важных документов из поля видимости и деморализация, т. е. уменьшение желания работать. Сейчас подробнее:

Регулярно проводите чистку в системе хранения. Удаляйте ненужное, лишняя информация, только мешает в поиске нужного, т. к. засоряет ваше внимание и требует больше места для хранения. Старайтесь достичь минимализма, чтобы ваш рабочий стол всегда был чист, а нужные документы лежали в полках и ящиках, тогда эффективность работы повысится, ведь за чистым столом всегда приятнее работать.

Также отмечу, что следует избегать, пыли на столе, она ухудшает эстетику и настроение, желание работать падает, что приводит к соответствующим результатам.

4. Безделушки и творчество

Вопрос: «Вы были в квартире дизайнера, художника, модельера? Вспомните, что необычного вам запомнилось? Чем отличается обстановка творческого человека от обстановки обычного?» Ответ: «У людей творческих профессий можно увидеть в квартире больше декоративных вещей, среди которых различные статуэтки, картины, фигурки и т. п. Похожая ситуация может быть и на рабочем столе дизайнера».

В чем смысл различных фигурок для творческого человека? Для людей творческих профессий яркие безделушки помогают сильнее задействовать воображение и больше нейронов мозга, являющихся источником для новых идей и повысить креативность. Принцип действия очень прост — каждый предмет создает новую мысль, а чем больше различных мыслей, тем выше креативность.

Но необязательно все яркие безделушки для креатива иметь перед собой. Их опять же можно расположить в зоне, куда ваш взгляд не попадает во время работы, например, в шкатулке, сбоку или сзади от себя и посматривать на них, когда с креативом будет плохо. К тому же в век информационных технологий можно найти креативные картинки на компьютере и заменить с помощью изображений все яркие безделушки для креатива.

5. Стикеры и напоминалки

Вы наверное, видели как используют эти клейкие разноцветные бумажечки. Я видел как стикерами обклеивают монитор, чтобы не забыть сделать важное. Видел также как люди раскладывали разноцветные квадратики с написанными делами перед собой на рабочем столе. А теперь давайте рассмотрим все плюсы и минусы стикеров и напоминалок.

Подводя итог, стикеры — это начальный уровень планирования. Если у вас нет ежедневника или органайзера, то стикеры и напоминалки на столе или мониторе лучше, чем ничего. Пусть вам тяжелее будет сосредоточиться и снизится продуктивность, но зато вы не забудете сделать важное.

Важно: Максимальное количество стикеров на столе, мониторе и прочих местах на вашем рабочем столе не должно быть в совокупности более чем 7+-2, т. к. наш взгляд может различить не более 7+-2 объектов, поэтому клеить 10 стикеров бессмысленно, поскольку ваш взгляд сможет различить не более 7+-2 бумажек, остальное будет неразличимо для человеческого взгляда.

Как вы думаете? Есть ли альтернатива стикерам и разноцветным бумажкам? Ведь очень много людей как-то обходятся без разноцветных напоминалок. К тому же стикеры неудобно брать с собой, чтобы выполнить дела в другом месте. И вообще, напоминалки отвлекают внимание и тяжелее сосредоточиться. Вспомните, куда предприниматели записывают важные дела? Я отвечу: «Ежедневник или органайзер».

Ежедневник вместо стикеров — более продвинутый вариант. Чем же ежедневник лучше? Ежедневник при правильном использовании так же как и стикеры не даст вам забыть важного, но помимо этого, появляется еще одно преимущество, а именно отсутствие лишних предметов, которые находятся в области вашего внимания во время работы, а если не будет различных пестрых бумажек в видимой области, то легче получится сосредоточиться на работе. К тому же ежедневник можно взять с собой и у вас всегда будет список дел, которые нужно выполнить.

Поэтому если вы пользуетесь ежедневником, то попробуйте отказаться от напоминалок, стикеров и других предметов на столе, находящихся в зоне видимости.

А теперь я расскажу, как отказаться от маленьких отвлекающих бумажек-напоминалок:

6. Мусорное ведро

Звучит не солидно? Зато продуктивно. Я задам вопрос: «Куда деваются ненужные буклеты и листовки?» Правильно, в мусор. А если мусорка далеко, что вы будете делать, когда у вас в руках появились ненужные буклеты, листовки и т. п? Варианта 2:

Оба варианта, мягко говоря, не самые лучшие. На помощь приходит личное мусорное ведро, даже необязательно покупать большое, в продаже бывают и небольшие мусорки.

Мусорное ведро — обязательный атрибут, современного рабочего места. Если его у вас нет — заведите, пусть даже оно будет небольшим. Главное, чтобы оно было, мусорное ведро морально облегчит расставание с ненужными документами и бумагами. Вы быстрее и легче будете справляться с уборкой на рабочем месте. Мусорное ведро автоматически сделает ваш стол чище и повысит вашу продуктивность. Отправляйте туда все, что не представляет для вас ценности. Чем меньше хлама за столом — тем выше ваша продуктивность.

7. Комнатные растения

Проведенные исследования показывают, что комнатные растения повышают производительность труда до 12%, это объясняется тем, что зеленые насаждения расслабляют и снижают напряжение. В то же время комнатные растения это еще один предмет, который отвлекает ваше внимание, поэтому, когда у вас на столе будут комнатные растения станет тяжелее сосредоточиться, включиться в работу. Комнатные растения на столе показаны трудоголикам, чтобы снять стресс, но не подойдут имеющим склонность к лени, т. к. сильнее будут расслаблять.

Идеальное рабочее место

Подводя итог описанному выше, постараюсь описать идеальное рабочее пространство: Перед вами стол, можно даже короче, чем обычный, на котором стоит монитор, клавиатура и мышка. Все, больше ничего на столе перед вами быть не должно, чтобы не отвлекать от работы. Никаких лишних предметов, никакого бардака, документов и файлов, только идеально чистый стол.

Вне видимой области во время работы, т. е. справа, слева или позади вас тумбочка с ящиками, на которой 2 лотка для бумаг(«Входящие», «Исходящие») и остальные вещи: сотовый, ручка, записная книжка и др. Все эти вещи не должны попадать в вашу зону внимания, когда вы работаете, чтобы не отвлекать, поэтому располагайте их слева, справа или позади вас.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне, постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype.

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения ;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь Смотрите > 1 канал Youtube (Психология) X > 2 канал Youtube (Личная эффективность)