7 шагов организации рабочего места руководителя, секретаря, менеджера

А вы знаете, что при повышении температуры в офисе с 20 до 25 градусов, количество ошибок уменьшается на 44 процента? А скорость печати увеличивается на 90% согласно исследованию профессора Алана Хейджа (Скачать pdf с результатами исследования), проводимого в компании, занимающейся страхованием.

В данном видео я рассказу о 7 шагах организации рабочего места менеджера, администратора, руководителя, секретаря и других должностей, связанных с административной деятельностью.

1. Записная книжка и ручка

Вспомните, болела ли у вас голова от переизбытка информации? А может быть, вы забывали записать важное, а потом были серьезные последствия? Я расскажу вам историю из своей жизни про записную книжку и ручку. Я родился в Самаре и в возрасте 23 лет поехал в Москву. С 25 до 30 лет я снимал жилье в Москве, собственником была женщина, она работала предпринимателем. Сама она жила в другой квартире, но когда я каждый месяц оплачивал аренду жилья в Москве, бывало, что мы немного разговаривали о жизни, о бизнесе.

Я отчетливо помню, как однажды разговор зашел о головных болях и плохом сне. Женщина, у которой я снимал жилье призналась, что ей трудно заснуть, потому что на следующий день очень много планов. И она вынуждена держать все дела в голове и часто вспоминать о них, чтобы не забыть. У многих людей подобная проблема, когда незаписанные мысли о делах мешают заснуть.

Меня это признание сильно поразило, т. к. к тому времени у меня уже была отлаженная система работы с ежедневником. Я все записывал, освобождая голову от лишних мыслей и хорошо засыпал т. к. был всегда уверен, что все важное записано и я ничего не забуду. Как только, появилась идея или мысль я сразу записывал все в свой ежедневник. Записав все планы на следующий день, мы освобождаем голову от лишних мыслей, которые могут вызывать головную боль и проблемы со сном.

Первое правило в планировании — записать. Организация рабочего места руководителя, менеджера, администратора, секретаря и других должностей начинается с того, что на рабочем столе всегда должна быть ручка и листок бумаги. Записывая идеи, мысли, планы, дела на бумагу или электронное устройство вы освобождаете голову и снимаете умственное напряжение, которое часто приводит к головным болям и бессонице. Наш мозг может работать в режиме мышления и режим запоминания. Чем меньше требуется хранить в голове различных дел, тем больше ресурсов появляется для мышления.

Чистые листки, блокноты, стикеры, бумага для заметок — решение проблем, т. к. позволяют быстро записать дело и больше не думать о нем, освободив голову. Записная книжка — более продвинутый вариант, т. к. в ней есть календарь, т. е. можно оставлять не только записи по текущим делам, но и составлять план на другие дни из календаря.

Как быстрее всего записать информацию

Если во время разговора вам сообщат важную информацию, то каким способом ее быстрее всего можно записать: с помощью ручки и бумаги, телефона или компьютера? Многие могут полагаться на записную книжку в компьютере, телефоне или планшете и это правильно, но бывают ситуации, когда записать информацию нужно быстро. А по скорости записи текстовой информации электронные устройства пока уступают бумажным. Записать на листке быстрее, чем на телефоне или планшете, поэтому у вас всегда должно быть 2 ручки (одна запасная) и записная книжка (или чистая бумага любого формата) для быстрой записи, ведь экстренная ситуация или важный телефонный звонок могут случиться в любой момент и от того насколько быстро вы сумеете записать нужную информацию зависит ваш успех.

Любая мысль в голове затрачивает энергию, поэтому чем больше дел вы записываете, тем свободнее голова и у вас больше энергии. Всегда носите с собой записную книжку (или блокнот) и ручку, чтобы вы могли быстро записать важную информацию вне рабочего места и новые идеи, которые часто приходят вне офиса. Не напрягайте свой мозг, хранением информации, которую можно записать. Чем меньше информации в голове, тем больше у вас энергии и сил на другие дела.

2. «Входящие» и «Исходящие»

Я расскажу вам небольшую историю: «Когда мне было 25 лет я занимался разработкой и продвижением сайтов, тогда я снимал жилье в Москве. В один из дней я поехал на встречу с клиентом для обсуждения вопросов, связанных с сайтом компании. Встреча уже закончилась, все шло обычно и я шел в офисном здании к выходу. В коридоре, по которому я шел было много офисов и у одного из них была открытая дверь. Проходя мимо открытой двери, я беглым взглядом увидел письменный стол около входа в офис и на нем лоток с документами, который был подписан как «Исходящие». «Как удобно» — подумал я. Выходя из офиса, всегда на виду этот лоток с надписью «Исходящие» и если нужно взять документы с собой или отправить по почте, достаточно положить их в этот лоток и забыть про них не получится, т. к. они будут на виду».

К сожалению, я не сразу стал применять подобный способ хранения документов в своей жизни. Позднее, в одной из книг по тайм-менеджменту, я прочитал более полную информацию по организации хранения и работы с документами и сразу же внедрил эту методику в своей жизни. Сейчас я расскажу об этом подробнее.

На рабочем столе неоценимую помощь могут принести 2 лотка для документов:

А. «Входящие», в него мы кладем все поступающие документы: бумажную почту, счета, визитки, батарейки, квитанции, в общем все, что накапливается в течение дня и требует вашего дальнейшего действия.

Б. «Исходящие». Сюда мы кладем, все, что нужно передать, отправить или взять с собой. В лоток «исходящие» мы кладем письма, которые нужно отправить по физической почте, документы, которые нужно передать коллегам или все, что нужно взять с собой.

Лотки должны быть пустые

В идеале лотки должны быть пустыми, т. к. захламленность ведет к замедлению поиска необходимых документов, что приводит к потере вашей эффективности работы. К тому же, легко забыть даже о самых важных делах в документах, которые находятся в самом низу списка и давно потерялись из вида. Задача минимум — каждый день просматривать все содержимое в лотках, чтобы не упустить самое важное. Задача максимум: Каждый день полностью расчищать все что попало в лотки.

Лотки позволяют избавиться от хауса на рабочем столе и группировать дела, чтобы не отвлекаться на все входящие задачи, а сделать сразу несколько входящих дел в наиболее подходящий момент времени. Если у вас появился документ, требующий дальнейшего действия и в то же время не являющийся срочным или важным, просто положите его в папку «входящие». А когда будет подходящий момент, вы сможете сделать запланированное.

Чтобы не допустить захламления лотков, возьмите на вооружение правило: Каждый день уменьшать количество документов в лотках на 1. Чтобы не забыть регулярно обрабатывать входящую информацию добавьте в чек лист пункты: «Работа с лотком входящие» и «Работа с лотком исходящие».

Необязательно иметь лотки, это могут быть папки, ящики в тумбочке или другое. Но лоток предпочтительней т. к. вы визуально видите, насколько он заполнен, что хорошо мотивирует к действию. Также не нужно лишних действий, чтобы взять или положить документ.

3. Пустой стол — максимальная производительность

Представьте ситуацию, когда вам необходимо поработать в офисе и вы можете себе выбрать рабочее место из 2 возможных:

1 вариант. Рабочий стол с ноутбуком, заваленный различными предметами: канцтоварами, стикерами, документами, фигурками и различными безделушками. На столе кипа неразобранных бумаг, следы от чашки чая и немытая кружка, со следами засохшего кофе внутри.

2 вариант. Тоже рабочий стол с ноутбуком, но абсолютно пустой, все вещи разложены по ящикам. Стол чистый, на нем только ноутбук и мышка.

А теперь вопрос: «Какое рабочее место вы бы выбрали из 2 предложенных вариантов? Захламленный или чистый рабочий стол?» Не знаю как вы, а я лично не встречал людей, которым нравится беспорядок и кипы бумаг на столе. Но в то же время беспорядок на работе встречается у многих. Вопрос: «Если беспорядок на столе многим не нравится, то почему его так часто можно встретить?»

Почему происходит бардак?

Ответ на этот вопрос требует отдельного видео или статьи. Возможно, в будущем я сделаю подробный материал по этой теме. А сейчас отвечу кратко: «Если у вас на столе, комнате, офисе беспорядок, то в вашей жизни, скорее всего, чего-то недостает, возможно мотивации или энергии. Из-за этого нет желания и сил навести порядок. Это повод задуматься, что изменить в своей жизни в лучшую сторону, чтобы появилось больше стимула и энергии жить лучше».

Преимущества порядка

Сейчас я расскажу о преимуществах порядка и системы работы с документами, возможно это повлияет на вашу жизнь лучшим образом. Существует 3 самых плохих качества беспорядка: Отвлечение от важных дел, потеря важных документов из поля видимости и деморализация, т. е. уменьшение желания работать. Сейчас подробнее:

А. Отвлечение от важных дел

Любой предмет в видимой области на столе — лишняя мысль, которая загружает наш мозг. Чем больше предметов находится в видимой области за столом перед нами, тем больше энергии тратит наш мозг для визуальной обработки информации. Вот почему, когда за столом бардак, так сложно сосредоточиться, ведь для начала работы нужна энергия, а когда появляются лишние мысли от ненужных вещей, мы тратим на лишние мысли необходимую энергию и сил становится меньше.

Для максимальной продуктивности необходимо оставить на столе минимум вещей, которые мы видим перед собой, когда с чем-то работаем. В идеале это монитор, клавиатура, мышка и все, можно еще коврик для мыши. Ничего другого в вашей зоне внимания быть не должно. Все остальные атрибуты современного офиса: телефон, записную книжку, документы и прочее следует хранить в ящиках или в зоне, куда взгляд не попадает во время работы, например, сбоку, сзади или в рабочей сумке.

Когда будет минимум отвлекающих вещей в зоне вашего взгляда во время работы, то легче будет сосредоточиться и достичь максимальной производительности.

Б. В беспорядке теряется важное Вспомните, наверное, все пробовали хранить документы или бумаги поближе к себе, на своём рабочем столе, чтобы про них не забыть. И во многих случаях это правильно. А теперь представьте, что вы положили, один файл, но так и не начали работу над ним. Наступил другой день, у вас появилось еще несколько документов, требующих анализа и вы также положили их на свой рабочий стол. Прошел еще день и на столе опять прибавилось. И вот уже спустя месяц на столе кипа бумаг с различными задачами, которая одним своим видом деморализует и появляется нежелание работать.

Часто люди хранят документы на столе, которые требуют действия, в надежде, что когда-то смогут приступить к таким делам в будущем. Но это не самый лучший способ, так как при скоплении документов на столе, самые старые теряются т. к. происходит сортировка дел не по важности, а по времени поступления.

Сортировка дел по времени поступления — серьёзная ошибка, которая снижает продуктивность. Все дела необходимо сортировать по степени важности. Поэтому самый лучший способ — каждый день расчищать все поступающие документы. После расчистки ваш стол и лоток для входящих документов должны стать пустыми.

Заведите себе одну или несколько папок текущих дел и помещайте туда документы, сортируя по степени важности. Самые важные вначале, а самые неважные в конце. Чтобы папка с делами не затерялась и вы не забыли к ней возвращаться положите ее на видное место, а еще лучше напишите в ежедневный чек лист: «каждый день уделять, к примеру, 40 мин. на работу с этой папкой».

В. Беспорядок деморализует и падает мотивация Расскажу небольшую историю: «Несколько раз в год я захожу в ресторан быстрого питания вроде Макдональдс или Kfc, чтобы разнообразить свою жизнь и позволяю себе немного вредной пищи. Иногда бывает, что все столики в фастфуде заняты и приходится садиться за тот, на котором остался поднос с чужой едой».

А теперь вопрос: «Был ли у вас подобный случай в жизни, когда вы оказывались в ресторане быстрого питания, где все столики были заняты и вам приходилось садиться за тот, на котором остался поднос с остатками чужой еды? Хотелось ли вам в такой момент переставить поднос с остатками еды на другой стол, подальше от себя или чтобы кто-то его убрал?»

В хорошем ресторане, как только вы съели блюдо, сразу убирают тарелку, салфетки и приборы, чтобы не портить ощущение видом на посуду с остатками пищи. Подобная ситуация и с беспорядком на рабочем столе. Беспорядок на столе в виде документов, канцелярских принадлежностей портит все желание работать и находиться среди бардака. Когда стол чист появляется желание работать.

Многие скажут, да я уже привык к бардаку это мне не мешает. Какой смысл, что-то менять если я к этому привык? Да, к беспорядку можно привыкнуть, также как можно привыкнуть к жизни без удобств, например, можно привыкнуть к отсутствию горячей воды. Но без горячей воды вы не будете продуктивнее, ведь в некоторых случаях воду придется греть и тратить на это время, верно? Есть привычки полезные, которые увеличивают наше свободное время и силы, а есть привычки вредные, которые уменьшают наше время и силы.

Привычка к беспорядку — это вредная привычка. Никакая привычка к бардаку не повысит желание работать и продуктивность. Запомните правило продуктивности, чем больше порядка, тем продуктивнее ваша работа.

Регулярно проводите чистку в системе хранения. Удаляйте ненужное, лишняя информация, только мешает в поиске нужного, т. к. засоряет ваше внимание и требует больше места для хранения. Старайтесь достичь минимализма, чтобы ваш рабочий стол всегда был чист, а нужные документы лежали в полках и ящиках, тогда эффективность работы повысится, ведь за чистым столом всегда приятнее работать.

Также отмечу, что следует избегать, пыли на столе, она ухудшает эстетику и настроение, желание работать падает, что приводит к соответствующим результатам.

4. Безделушки и творчество

Вопрос: «Вы были в квартире дизайнера, художника, модельера? Вспомните, что необычного вам запомнилось? Чем отличается обстановка творческого человека от обстановки обычного?» Ответ: «У людей творческих профессий можно увидеть в квартире больше декоративных вещей, среди которых различные статуэтки, картины, фигурки и т. п. Похожая ситуация может быть и на рабочем столе дизайнера».

В чем смысл различных фигурок для творческого человека? Для людей творческих профессий яркие безделушки помогают сильнее задействовать воображение и больше нейронов мозга, являющихся источником для новых идей и повысить креативность. Принцип действия очень прост — каждый предмет создает новую мысль, а чем больше различных мыслей, тем выше креативность.

Но необязательно все яркие безделушки для креатива иметь перед собой. Их опять же можно расположить в зоне, куда ваш взгляд не попадает во время работы, например, в шкатулке, сбоку или сзади от себя и посматривать на них, когда с креативом будет плохо. К тому же в век информационных технологий можно найти креативные картинки на компьютере и заменить с помощью изображений все яркие безделушки для креатива.

5. Стикеры и напоминалки

Вы наверное, видели как используют эти клейкие разноцветные бумажечки. Я видел как стикерами обклеивают монитор, чтобы не забыть сделать важное. Видел также как люди раскладывали разноцветные квадратики с написанными делами перед собой на рабочем столе. А теперь давайте рассмотрим все плюсы и минусы стикеров и напоминалок.

Плюсы: Помогают не забыть сделать записанное. Это огромный плюс.

Минусы: Как вы думаете есть ли у стикеров минусы? Минусы есть и главный состоит в том, что находясь на видном месте, они отвлекают ваше внимание и вам тяжелее сосредоточиться на деле, которое вы сейчас делаете.

Вопрос: «Вы видели, чтобы кто-то отлепил стикер от монитора и взял с собой напоминалку, чтобы сделать дело в другом месте? Я лично не видел. Бывали ли у вас дела, которые вы не успевали сделать, потому что нужно срочно куда-то отойти или отъехать?» Например, вы запланировали позвонить клиенту в 15:00, но так сложилось, что в это время вы оказались совсем в другом месте и ничего вам не напомнит об этом деле, т. к. напоминалки остались в офисе. Это огромный минус стикеров, т. к. они работают там, где вы их прилепили, их неудобно и неприятно брать с собой. Ниже я расскажу способы планирования, без этого недостатка.

Подводя итог, стикеры — это начальный уровень планирования. Если у вас нет ежедневника или органайзера, то стикеры и напоминалки на столе или мониторе лучше, чем ничего. Пусть вам тяжелее будет сосредоточиться и снизится продуктивность, но зато вы не забудете сделать важное.

Важно: Максимальное количество стикеров на столе, мониторе и прочих местах на вашем рабочем столе не должно быть в совокупности более чем 7+-2, т. к. наш взгляд может различить не более 7+-2 объектов, поэтому клеить 10 стикеров бессмысленно, поскольку ваш взгляд сможет различить не более 7+-2 бумажек, остальное будет неразличимо для человеческого взгляда.

Как вы думаете? Есть ли альтернатива стикерам и разноцветным бумажкам? Ведь очень много людей как-то обходятся без разноцветных напоминалок. К тому же стикеры неудобно брать с собой, чтобы выполнить дела в другом месте. И вообще, напоминалки отвлекают внимание и тяжелее сосредоточиться. Вспомните, куда предприниматели записывают важные дела? Я отвечу: «Ежедневник или органайзер».

Ежедневник вместо стикеров — более продвинутый вариант. Чем же ежедневник лучше? Ежедневник при правильном использовании так же как и стикеры не даст вам забыть важного, но помимо этого, появляется еще одно преимущество, а именно отсутствие лишних предметов, которые находятся в области вашего внимания во время работы, а если не будет различных пестрых бумажек в видимой области, то легче получится сосредоточиться на работе. К тому же ежедневник можно взять с собой и у вас всегда будет список дел, которые нужно выполнить.

Поэтому если вы пользуетесь ежедневником, то попробуйте отказаться от напоминалок, стикеров и других предметов на столе, находящихся в зоне видимости.

А теперь я расскажу, как отказаться от маленьких отвлекающих бумажек-напоминалок:

- Все дела записывайте в записную книжку или ежедневник;

- Для самых важных дел можно завести будильник на телефоне, который напомнит про них в удобное время;

- Можно завести привычку 3-4 раза в день просматривать ежедневник, это простое действие поможет ничего не забыть.

6. Мусорное ведро

Звучит не солидно? Зато продуктивно. Я задам вопрос: «Куда деваются ненужные буклеты и листовки?» Правильно, в мусор. А если мусорка далеко, что вы будете делать, когда у вас в руках появились ненужные буклеты, листовки и т. п? Варианта 2:

1. Пойдете до мусорки и потратите свое драгоценное время, чтобы выкинуть ненужное

2. Положите на стол, чтобы выкинуть позднее, захламив рабочую поверхность.

Оба варианта, мягко говоря, не самые лучшие. На помощь приходит личное мусорное ведро, даже необязательно покупать большое, в продаже бывают и небольшие мусорки.

Мусорное ведро — обязательный атрибут, современного рабочего места. Если его у вас нет — заведите, пусть даже оно будет небольшим. Главное, чтобы оно было, мусорное ведро морально облегчит расставание с ненужными документами и бумагами. Вы быстрее и легче будете справляться с уборкой на рабочем месте. Мусорное ведро автоматически сделает ваш стол чище и повысит вашу продуктивность. Отправляйте туда все, что не представляет для вас ценности. Чем меньше хлама за столом — тем выше ваша продуктивность.

7. Комнатные растения

Проведенные исследования показывают, что комнатные растения повышают производительность труда до 12%, это объясняется тем, что зеленые насаждения расслабляют и снижают напряжение. В то же время комнатные растения это еще один предмет, который отвлекает ваше внимание, поэтому, когда у вас на столе будут комнатные растения станет тяжелее сосредоточиться, включиться в работу. Комнатные растения на столе показаны трудоголикам, чтобы снять стресс, но не подойдут имеющим склонность к лени, т. к. сильнее будут расслаблять.

Идеальное рабочее место

Подводя итог описанному выше, постараюсь описать идеальное рабочее пространство: Перед вами стол, можно даже короче, чем обычный, на котором стоит монитор, клавиатура и мышка. Все, больше ничего на столе перед вами быть не должно, чтобы не отвлекать от работы. Никаких лишних предметов, никакого бардака, документов и файлов, только идеально чистый стол.

Вне видимой области во время работы, т. е. справа, слева или позади вас тумбочка с ящиками, на которой 2 лотка для бумаг(«Входящие», «Исходящие») и остальные вещи: сотовый, ручка, записная книжка и др. Все эти вещи не должны попадать в вашу зону внимания, когда вы работаете, чтобы не отвлекать, поэтому располагайте их слева, справа или позади вас.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне, постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype.

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения ;)

Подписывайтесь по email
Добавляйтесь
Смотрите
С уважением, Марков Александр

Ваши комментарии

04.09.2016 Валентина
    Комментарий:
      Использую вашу методику,организации рабочего места-спасибо большое.

Оставить комментарий
Ваше имя: *
Ваш комментарий *
Введите число с картинки: *
* - Все поля обязательны для заполнения.


Подписывайтесь, доб-тесь в друзья
 

Личная эфф-ность
Психология
Православие
Прочее
Автор
Подписывайтесь по email
Ваше имя
Ваш email:
email рассылки



Мои книги








ОНЛАЙН ТРЕНИНГ

ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ
НА YOUTUBE

ДОБАВЛЯЙТЕСЬ
ВКОНТАКТЕ


Студия Webdeco — продвижение сайта по России © 2017 Марков Александр. Все права защищены. Копирование любых материалов разрешается и поощряется, но только с указанием ссылки на данный сайт.
X Закрыть

Хотите стать счастливым(ой)?